L'employeur a parfois obligation de prendre en charge les frais de transport de son personnel

Sur la prime de transport, il faut différencier le transport domicile-lieu unique de travail où l'employeur n'a pas obligation de participer aux frais et le déplacement entre plusieurs chantiers de la même entreprise, où là, la salariée peut demander la prise en charge des frais de carburant.

Prise en charge facultative des frais de transport personnel

1. Salariés concernés

L'employeur a la faculté, et non l'obligation, de prendre en charge tout ou partie des frais de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique, engagés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail par certains de ses salariés. Lorsque l'employeur décide de prendre en charge ces frais, tous les salariés remplissant les conditions posées par l'article L. 3261-4 du Code du travail doivent bénéficier de cette prise en charge.

Cette possibilité est exclusive de la prise en charge par l'employeur des frais d'abonnement à un transport collectif ou à un service public de location de vélos. Elle concerne les salariés :

dont la résidence habituelle ou le lieu de travail est situé en dehors de la région d'Île-de-France et d'un périmètre de transports urbains défini par l'article 27 de la loi no 82-1153 du 30 décembre 1982 d'orientation des transports intérieurs ;

ou pour lesquels la résidence ou le lieu de travail se trouve pourtant dans ces zones lorsque l'utilisation d'un véhicule personnel est rendue indispensable soit parce que le trajet entre la résidence habituelle et le lieu de travail n'est pas desservi par les transports en commun, soit en raison d'horaires particuliers de travail (travail de nuit, horaires décalés, travail continu, équipe de suppléance ...).

Le salarié qui exerce son activité sur plusieurs lieux de travail au sein d'une même entreprise qui n'assure pas le transport sur ces différents lieux peut prétendre à la prise en charge des frais de carburant (ou d'alimentation électrique) lui permettant de réaliser l'ensemble des déplacements qui lui sont imposés entre sa résidence habituelle et ses différents lieux de travail, ainsi qu'entre ces lieux de travail eux-mêmes.

Si l'employeur opte ou maintient une prise en charge plus large (par exemple, la prise en charge des coûts des frais de transport personnel de salariés dont la résidence est située dans un périmètre de transports urbains), le régime des indemnités de frais professionnels s'applique.

Certains salariés sont exclus de ce dispositif facultatif :

salariés bénéficiant d'un véhicule mis à leur disposition par l'employeur avec prise en charge des frais de carburant ;

salariés logés dans des conditions telles qu'ils ne supportent pas de frais de transport ;

salarié dont le transport est assuré gratuitement par l'employeur.

Pour les salariés à temps partiel, les modalités de prise en charge sont identiques à celles prévues pour le remboursement des frais de transport collectif. Le bulletin de paie doit indiquer le montant des frais de transports personnels pris en charge par l'employeur.

2. Modalités de prise en charge

Contrairement à la prise en charge de frais d'abonnement à un service public de transport collectif ou de location de vélos, la loi précise les modalités de la prise en charge des frais de carburant ou d'alimentation d'un véhicule électrique.

Pour les entreprises soumises à l'obligation annuelle de négocier, c'est-à-dire principalement les entreprises d'au moins 50 salariés dans lesquelles a été désigné un délégué syndical, l'article L. 3261-4 du Code du travail exige la conclusion d'un accord entre l'employeur et un ou des représentants d'organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Pour les autres entreprises, l'employeur peut décider unilatéralement de cette prise en charge. Toutefois, cette décision est préalablement soumise à la consultation du comité d'entreprise ou, à défaut, des délégués du personnel s'il en existe.

Les modalités d'attribution de la prime sont fixées librement par les parties à l'accord d'entreprise ou par l'employeur. En cas de modification de ces modalités, un délai de prévenance d'au moins un mois doit être respecté.

L'employeur doit pouvoir justifier de la prise en charge des frais de carburant. Les justificatifs doivent donc lui être fournis par les salariés.

3. Régime social

La « prime transport » n'est assujettie à aucune cotisation ni contribution d'origine légale ou d'origine conventionnelle rendue obligatoire par la loi, dans la limite de 200 € par an et par salarié.

L'employeur doit être en mesure de présenter la photocopie de la carte grise du véhicule du salarié.

Le bénéfice de la « prime transport » ne peut pas être cumulé avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels pour les professions qui en bénéficient.

En revanche, la « prime transport » peut se cumuler avec l'exclusion d'assiette de la prise en charge des indemnités kilométriques. Cependant, le montant total exclu de l'assiette des cotisations, issu à la fois du versement de la prime transport et de la prise en charge par l'employeur des indemnités kilométriques, ne peut pas excéder le montant total des frais réellement engagés par le salarié pour effectuer ses trajets entre sa résidence habituelle et son lieu de travail. En cas de cumul du bénéfice, pour un même salarié, de l'exclusion d'assiette liée à la prime transport et aux indemnités kilométriques, l'employeur doit donc être en mesure de produire, lors d'un contrôle, la preuve que les sommes versées exclues de l'assiette correspondent aux frais réellement engagés.

Exemple

Un salarié engage 35 € par an de frais de carburant. Il répond aux conditions d'éligibilité de la prime transport et du versement des indemnités kilométriques. Cet employeur peut également choisir de lui verser 350 € exclus de l'assiette des cotisations au titre du remboursement des seules indemnités kilométriques. Que l'employeur opte pour un versement unique de 350 € au titre du remboursement des seules indemnités kilométriques ou pour un double versement d'une prime transport de 200 € et d'un remboursement des indemnités kilométriques de 150 €, il devra produire des justificatifs de kilométrages pour 350 €.