Régime des newsletters / des lettres d'information

La Newsletter (ou lettre d'information) est un document périodique envoyé par e-mail à une liste de contact.

Elle est utilisée dans deux buts principaux différents :

-        à des fins d'information ;

-        à des fins de prospection ou promotions de produits ou services.

Elle peut encore être utilisée à des fins politiques ou électorales.

La pratique des lettres d'information se répand de plus en plus. Elle se heurte à plusieurs problématiques juridiques.

Les lettres d'information sont soumises :

- à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 ;

- à la L.C.E.N. (Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique) du 22 juin 2004 ;

- aux directives de la C.N.I.L. ;

- à l'article L. 34-5 du Code des postes et des télécommunications ;

- au code de déontologie de la communication directe électronique.

1. L'abonnement et le désabonnement à la lettre d'information : la constitution de la liste de contact

Avant tout envoi de lettre d'information, qu'elle soit rédigée à des fins d'information ou de sollicitation commerciale, il est nécessaire en principe d'obtenir le consentement exprès et préalable du futur abonné.

Exceptionnellement, la lettre d'information peut être envoyée sans avoir sollicité le consentement préalable dans les cas suivants :

(1) Lorsqu'il préexiste entre le client et l'entreprise une relation commerciale. Dans ce cas, la lettre d'information peut être envoyée pour des produits ou services similaires ou semblables sans consentement préalable ;

(2) Dans le cas de la prospection entre professionnels, il est permis d'envoyer une lettre d'information sans consentement préalable sur les adresses électroniques génériques ou nominatives mais professionnelles. Cependant cet envoi est soumis à la condition que l'objet de la sollicitation soit en rapport avec les fonctions du destinataire.

Lorsque le consentement préalable n'a pas été recueilli, l'envoi de la lettre d'information sera considéré comme l'envoi d'un spam et pourra à ce titre être dénoncé auprès de la C.N.I.L. ou d'autres organismes de surveillance.

Dans tous les cas, l'abonné doit être mis en mesure à tout moment de se désabonner gratuitement.

Le moyen pour recueillir le consentement ou le désabonnement doit être simple d'après les recommandations de la C.N.I.L. et ne pas utiliser un système de pré-cochage de cases.

Conséquence : la liste de contact doit avoir été constituée loyalement ; avant tout envoi d'une lettre d'information, il convient d'obtenir le consentement préalable de l'abonné sauf cas particuliers.

2. 2. La liste de contacts : la question de la déclaration de la base de données auprès de la C.N.I.L.

La lettre d'information est envoyée à la liste de contacts constituée. La question de la déclaration de la liste de contacts à la C.N.I.L. se pose alors. Il s'agit en effet d'une base de données personnelles.

Sous certaines conditions, l'auteur de la newsletter bénéficie de la dispense de déclaration n°7 (ancienne norme simplifiée n°15 - Délibération n°2006-138 du 9 mai 2006 décidant de la dispense de déclaration des traitements constitués à des fins d'information ou de communication externe).

Qui est concerné par la dispense ? Toute personne physique ou morale.

À quelle condition ? Il faut que la lettre d'information ne soit pas utilisée à des fins commerciales, politiques ou électorales. Elle doit avoir pour finalité unique soit l'information soit la communication externe.

Quelles données peuvent être collectées ? Deux types de données peuvent être collectées :

-        les données personnelles : (1) nom, prénom, adresse dont l'adresse électronique, numéro de téléphone ; (2) adresse professionnelle, fonction / titre / qualité / distinctions ; (3) centre d'intérêts.

Attention : Est exclue toute collecte de données faisant apparaître directement ou indirectement les informations sensibles que sont : les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou l'appartenance syndicale des personnes, ou qui sont relatifs à la santé ou à la vie sexuelle des personnes.

-        les données de connexion que sont la date, l'heure, l'adresse ip et les pages consultées : ces données peuvent être collectées uniquement à des fins statistiques de fréquentation du site internet.

Quelle est la durée de conservation de ces données ? Les données peuvent être conservées tout le temps nécessaire à leur traitement et sont mises à jour annuellement.

Si l'une de ces conditions n'est pas remplies, la liste de contacts comprenant l'ensemble des données collectées devra faire l'objet d'une déclaration auprès de la C.N.I.L.

Il est a priori possible de faire une déclaration simplifiée en application de la délibération n°2005-112 du 07 juin 2005 portant création d'une norme simplifiée concernant les traitements automatisés de données à caractère personnel relatifs à la gestion des fichiers de clients et de prospects (anciennes normes simplifiées 11, 17 et 25). Cette déclaration simplifiée concerne l'envoi de sollicitation à des clients ou prospects.

Dans les autres cas, il convient d'effectuer une déclaration normale.

3. Les mentions obligatoires sur la lettre d'information

Les collecteurs de données ont certaines obligations d'information envers les abonnés à la lettre d'information.  

Les collecteurs de données doivent informer les abonnés :

-      de l'identité du responsable du traitement (si c'est une personne physique : ses nom, prénom, domicile, numéro d'immatriculation éventuel, coordonnées et, si c'est une personne morale : ses dénomination sociale, capital social, numéro d'immatriculation, siège social, ses coordonnées) ;

-       du caractère obligatoire ou facultatif des réponses demandées par le formulaire de collecte de données ;

-       des conséquences éventuelles du défaut de réponse ;

-        de la finalité du traitement ;

-        des destinataires du traitement ;

-        du droit d'accès, de rectification, de modification et de suppression des données personnelles avec la mise en place d'un moyen de contact facile (en application de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978) ;

-        lorsque des cookies sont utilisés, il convient d'indiquer les moyens pour s'opposer à leurs usages.

Les collecteurs de données ne peuvent transférer leur liste de contacts à leur partenaire sans avoir recueilli le consentement express et préalable de l'abonné.

4. Les sanctions encourues

Chaque correspondance envoyée en contradiction avec les dispositions légales constitue une infraction pénale. Il s'agit d'une contravention de 4^ème catégorie (article R. 10-1 du Code des postes et des communications électroniques) sanctionnée d'une peine d'amende d'un montant de 750 euros.

La collecte de données personnelles par des moyens déloyaux est un délit puni par l'article L. 226-18 du Code pénal sanctionné d'une peine de 5 ans d'emprisonnement et de 300.000 euros d'amende. Les mêmes peines sont prévues pour le traitement de données personnelles contrairement à l'opposition de l'abonné (article L. 226-18-1 du Code pénal).

La C.N.I.L. peut également sanctionner le collecteur de données par une peine d'amende en vertu de l'article 47 de la loi Informatique et Libertés.

L'emploi de newsletter ou de lettre d'information est donc possible sous certaines conditions pour ne pas être assimilées à du spamming. 

http://blog.frasson.net/08/06/2011/regime-des-newsletters-des-lettres-d'information/