Les bulletins de paie bientôt largement dématérialisés

Au retour de vos vacances ou dans quelques mois, votre employeur vous proposera peut-être de passer au bulletin de paie électronique. Le précieux document peut être dématérialisé depuis la parution au Journal officiel du texte de loi, il y a un an. Les entreprises commencent de plus en plus à opter pour ce mode d'information pratique, écologique et économique. Concrètement, la fiche de paie est stockée par l'employeur et consultable via Internet par le salarié. Les nostalgiques de la version papier peuvent se rassurer leur accord doit impérativement être recueilli par l'employeur qui souhaite passer au bulletin de paie dématérialisé.

Ce que dit la loi

Depuis la publication de la loi 2009-526 le 12 mai 2009, l’article L3243-2 du code du travail prévoit qu’ « avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données ».

Ainsi, l’accord du salarié est nécessaire, mais aussi suffisant pour que les bulletins de paie soient désormais remis au salarié par voie électronique. L’accord du salarié est donné pour toute la durée de son contrat de travail. Le salarié qui ne souhaite pas se voir imposer la feuille de paie dématérialisée devra s’assurer que son contrat de travail ne comprend pas de clause prévoyant l’adoption de la feuille de paie électronique.

La jurisprudence devra également bientôt se prononcer sur la possibilité d’un accord tacite du salarié ou d’un accord collectif.

Par ailleurs, afin de garantir une conservation efficace des données, il est fait obligation à l'employeur de conserver « les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans ». Cette conservation sera réalisée par des prestataires extérieurs.

La création d’un nouveau business

La conservation des bulletins de paie par l’employeur peut être assurée par un prestataire extérieur à l’entreprise. Ces structures naissantes offrent des solutions sécurisées et pérennes de stockage des bulletins de paie.

Parmi elles, on trouve la Poste qui mettra bientôt en place Digipost. Cette solution, disponible début septembre, prendra la forme d’un coffre-fort électronique dans lequel pourra être envoyé le bulletin de salaire informatisé, mais aussi des factures, des documents administratifs… le tout accessible par Internet et protégé par un code personnel.

Novapost, E-coffrefort.fr seront les principaux concurrents de la Poste dans ce domaine.

Un mode d’information pratique, économique et écologique

Selon un sondage réalisé auprès de 3000 intérimaires travaillant chez Adecco, 55% du panel sont favorables au bulletin dématérialisé. Les salariés n’ont en effet plus à stocker chez eux le bulletin de paie et peuvent consulter et imprimer de n’importe où leurs bulletins de paie.

Les employeurs réalisent de leur côté des économies.  L’économie attendue en France sera de 135 millions d’euros pour plus de 200 millions de bulletins de paie édités par an. Le bulletin de paie dématérialisé est également écologique, il permettra d’économiser environ 680 000 arbres tous les 40 ans.

De plus, le bulletin de paie électronique permet de diminuer le risque de disparition des fiches de paie dans des sinistres et rend leur falsification plus difficile.

Une valeur juridique identique à la version papier

Certains employeurs et salariés doutaient de la valeur juridique de la fiche de paie dématérialisée.

Me François Coupez, avocat, rassure : « Elle aura exactement la même valeur, le Code du travail a été modifié en ce sens. Et un travail est en cours avec l’Afnor pour définir une norme technique d’élaboration des bulletins. »

Reste encore à convaincre chaque salarié des avantages de la fiche de paie électronique. Selon un sondage d'Opinionway, réalisé entre janvier et février 2009, un salarié sur deux est réticent à l'idée de recevoir des fiches de paie électroniques. En effet, la quasi-totalité d’entre eux souhaite conserver leurs bulletins de paie jusqu’à la retraite.

Les prestataires extérieurs offriront certainement des solutions efficaces aux craintes des salariés réticents dans les prochains mois.