La domiciliation du siège social

Il est fréquent que plusieurs entreprises occupent les mêmes locaux. Pour cela, plusieurs techniques juridiques sont envisageables. Nous retiendrons deux solutions : la sous location d'une partie des locaux afin d'installer le siège social d'une société et le contrat de domiciliation.
2. 1. La convention de domiciliation

Il est fréquent que des sociétés soient « hébergées » dans les locaux de sociétés détenues par un proche du dirigeant, le temps que celles-ci trouvent leur propre siège social.

La domiciliation de plusieurs sociétés dans les mêmes locaux est possible mais des dispositions réglementaires sont venues en réglementer le régime. En effet, avec l'émergence des sociétés dites de « domiciliation » de sociétés, le législateur est intervenu afin de réglementer la domiciliation.

Ainsi, l'article R.123-167 du Code de commerce prévoit que toute personne physique ou toute personne morale qui installe le siège de son entreprise dans des locaux qu'elle occupe en commun avec une ou plusieurs entreprises doit présente à l'appui de sa demande d'immatriculation le contrat de domiciliation conclu avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ces locaux.

La rédaction d'un écrit est donc une formalité obligatoire pour pouvoir s'immatriculer au registre du commerce et des sociétés.

Ce contrat de domiciliation est rédigé par écrit. Il doit être conclu pour une durée d'au moins trois mois renouvelable par tacite reconduction, sauf préavis de résiliation.

Les parties doivent s'engager à respecter les conditions suivantes :

- Le domiciliataire doit, durant l'occupation des locaux, être immatriculé au registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers,

- Le domiciliataire doit mettre à la disposition de la personne domiciliée des locaux dotés d'une pièce propre à assurer la confidentialité nécessaire et à permettre une réunion régulière des organes chargés de la direction, de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise ainsi que la tenue, la conservation et la consultation des livres, registres et documents prescrits par les lois et règlements,

- Le domiciliataire doit détenir, pour chaque personne domiciliée, un dossier contenant les pièces justificatives relatives, s'agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques et, s'agissant des personnes morales, au domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal.

- Le domiciliataire doit aussi informer le greffier du tribunal de commerce, à l'expiration du contrat ou en cas de résiliation anticipée de celui-ci, de la cessation de la domiciliation de l'entreprise dans ses locaux.

- La personne domiciliée doit prendre l'engagement d'utiliser effectivement et exclusivement les locaux comme siège de l'entreprise,

- La personne morale domiciliée doit enfin se déclarer tenue d'informer le domiciliataire de toute modification concernant son activité.

- La personne domiciliée doit donner mandat au domiciliataire qui l'accepte de recevoir en son nom toute notification.

Attention, lorsque les sociétés d'un même groupe sont domiciliées dans les locaux dont l'une au moins a la jouissance elles ne sont pas tenues de rédiger entre elles un contrat de domiciliation.

En effet, l'article R.123-170 du Code de commerce prévoit expressément que « Les sociétés et leurs filiales qui installent leur siège dans le même local dont l'une a la jouissance ne sont pas tenues de conclure entre elles un contrat de domiciliation ».