Modèle de lettre
Lettre de demande de remboursement des frais professionnels d'un salarié à son employeur

Quand utiliser cette lettre de demande de remboursement ?

Vous êtes salarié d'une entreprise (ou assimilé) et avez fait l'avance de frais professionnels afin de mener à bien la mission confiée par votre employeur en vertu de votre contrat de travail. Vous souhaitez obtenir le remboursement de ces frais. Ainsi, vous rédigez une lettre à l'attention de votre employeur en lui exposant le détail des frais engagés.

Ce que dit la loi sur les frais professionnels

Les frais professionnels s'entendent des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l'emploi du travailleur salarié ou assimilé que celui-ci supporte au titre de l'accomplissement de ses missions. Les dépenses doivent donc être liées à l'activité professionnelle. Si la personne n'exerçait pas ce poste, elle n'aurait pas engagé de telles sommes. Les frais professionnels doivent obligatoirement être remboursés par l'employeur. L'arrêté du 20 décembre 2002 encadre le régime des frais professionnels, complété par une circulaire du 7 janvier 2003. L'article 2 de cet arrêté précise que l'employeur a le choix d'indemniser ses salariés pour les frais engagés lors de déplacements professionnels, soit sous la forme de dépenses réellement engagées, soit sous la forme d'allocations forfaitaires (à condition qu'elles n'excèdent pas certains montants fixés par l'arrêté). Certaines dépenses ne peuvent toutefois pas faire l'objet d'un remboursement par l'octroi d'une allocation forfaitaire, par exemple, les frais de déménagement engagés par un salarié dans le cadre de la mobilité professionnelle. L'arrêté de 2002 prévoit l'indemnisation des frais professionnels sous la forme d'allocations forfaitaires pour les dépenses de nourriture, de logement et les frais liés à l'utilisation à titre professionnel d'un véhicule personnel. Différentes indemnités sont envisagées au titre du remboursement des frais professionnels, notamment l'indemnité forfaitaire de grand déplacement et l'indemnité de repas pour les frais de nourriture. Dans un arrêt du 29 septembre 2009, la Cour de Cassation a admis que le remboursement des frais professionnels soit refusé au salarié qui ne présente pas à son employeur les justificatifs des frais engagés dans le délai imparti, un mois en l'espèce. Dans un arrêt du 25 mars 2010, elle a considéré que la clause d'un contrat de travail qui met à la charge du salarié les frais engagés par celui-ci pour les besoins de son activité professionnelle doit être réputée non écrite.

Nos conseils pour votre lettre

Il est conseillé d'envoyer ce courrier par lettre recommandée avec accusé de réception afin de conserver une preuve de votre demande. Toutefois, si les relations avec votre employeur sont cordiales, vous pouvez procéder par lettre simple. Pensez à joindre les justificatifs des frais avancés.

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Modifié le : 14/06/2012 16:31:29
Nombre de mots : 349
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