Modèle de lettre
Lettre de demande de remboursement de frais à une association

Quand utiliser cette lettre de demande de remboursement de frais?

Vous êtes dirigeant d'une association, président, trésorier, membre du conseil d'administration et vous avez exposé des frais pour le compte de l'association dans le cadre de l'exercice de vos fonctions. Vous souhaitez obtenir le remboursement de ces frais exposés pour le compte de votre association. Il vous suffit alors d'envoyer une lettre de demande de remboursement de frais à l'association.

Ce que dit la loi sur les remboursements de frais par une association

L'article 1999 du code civil prévoit les modalités de remboursement des frais exposés par les mandataires pour le compte de leurs mandants. De ce fait, le remboursement des sommes exposées par les dirigeants d'associations est possible dès lors que ces frais ont été engagés pour le compte de l'association. Le remboursement de ces frais est possible à la condition qu'il ait été autorisé par le conseil d'administration en dehors de la présence des intéressés, et que le dirigeant qui demande le remboursement puisse se prévaloir d'un justificatif attestant de la dépense. En effet, aucun dirigeant d'association ne doit pouvoir s'enrichir personnellement dans le cadre de son mandat. Il faudra veiller à ce que les frais aient étés engagés pour le compte de l'association et non pour le compte du dirigeant qui en demande le remboursement. Dans cette hypothèse, la responsabilité pénale du dirigeant pourrait être recherchée. Pour obtenir le remboursement des frais que vous avez exposés pour le compte de l'association, vous devez faire une demande à l'association. Vérifiez au préalable, dans le règlement intérieur de l'association ou dans ses statuts, quelle est la procédure à suivre pour obtenir le remboursement des frais exposés. En effet, dans certaines hypothèses le montant des frais remboursés est limité, ou bien il doit faire l'objet d'une autorisation préalable de la part d'un organe de l'association.

Nos conseils pour votre lettre

Complétez cette lettre de demande de remboursement et joignez la copie de l'ensemble des justificatifs faisant état des dépenses engagées. Conservez les preuves de l'envoi de cette demande de remboursement ainsi que les originaux des factures sur lesquelles apparaissent vos dépenses. En effet, en cas de refus de remboursement des sommes, vous serez amené à en faire état.

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Modifié le : 21/06/2012 11:23:20
Nombre de mots : 268
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