Modèle de lettre
Lettre de refus de remboursement des frais exposés par un dirigeant d'association
Quand utiliser cette lettre de refus de remboursement de frais ?
Vous êtes membre du conseil d'administration d'une association et l'un des dirigeants vous a adressé une demande de remboursement des frais qu'il a exposé dans le cadre de ses fonctions. Après étude des documents justificatifs, il ressort que les dépenses sont injustifiées, ou ont profité personnellement au dirigeant. Vous ne souhaitez donc pas procéder à ce remboursement et en faites donc part à ce membre.
Ce que dit la loi sur les remboursements de frais
La loi du 1er juillet 1901 ne prévoit rien concernant le remboursement des sommes exposées par les dirigeants d'association. Il faut donc se reporter aux dispositions de l'article 1999 du code civil, prévoyant le remboursement des frais exposés par les mandataires pour le compte de leur mandant. Le mandant doit rembourser au mandataire les avances et frais que celui-ci a faits pour l'exécution du mandat. Ce remboursement est possible à la condition qu'il ait été autorisé par le conseil d'administration en dehors de la présence des intéressés, et que le dirigeant qui demande le remboursement puisse se prévaloir d'un justificatif attestant de la dépense. En effet, aucun dirigeant d'association ne doit pouvoir s'enrichir personnellement dans le cadre de son mandat. Il faudra veiller à ce que les frais aient étés engagés pour le compte de l'association et non pour le compte du dirigeant qui en demande le remboursement. Dans cette hypothèse, la responsabilité pénale du dirigeant pourrait être recherchée. Le conseil d'administration peut donc refuser une demande de remboursement de frais adressée par le dirigeant d'une association si ces frais sont injustifiés, ou bien si la nature des dépenses laisse douter de leur utilité. Dans ce cas, après en avoir délibéré, sans le membre intéressé, le conseil d'administration doit lui notifier son refus de rembourser les sommes avancées.
Nos conseils pour votre lettre
Complétez cette lettre de refus de remboursement, en motivant votre décision. Il faudra expliquer au dirigeant pourquoi vous avez refusé de lui accorder le remboursement des sommes. Vous pouvez joindre éventuellement les pièces sur lesquelles vous fondez votre refus. Conservez les preuves de l'envoi de refus de remboursement, afin de vous ménager des éléments de preuve en cas d'un éventuel contentieux avec le dirigeant.
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Modifié le : 24/07/2012 10:49:51
Nombre de mots : 220
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