Comment embaucher un salarié?

1. 4. Les formalités préalables à l'embauche - Déclaration unique d'embauche

L'employeur est obligé de réaliser des formalités lors de l'engagement d'un salarié et notamment à une déclaration préalable à l'embauche auprès de l'URSAFF. Sans cette déclaration, le salarié sera considéré comme un travailleur dissimulé, incrimination rudement sanctionnée au plan pénal.

L'employeur doit adresser à l'URSAFF une déclaration unique d'embauche qui lui permet d'effectuer en un seul envoi la déclaration d'une première embauche dans un établissement, la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale, la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, la demande d'adhésion à un service de santé au travail, la déclaration auprès du service de santé en vue de la visite médicale obligatoire et la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales. C'est au plus tôt huit jours avant l'embauche, et au plus tard dans l'instant qui précède cette embauche, que cette déclaration unique d'embauche doit être adressée.

Une seule formalité doit être effectuée préalablement à l'embauche depuis le 1er août 2011 et la DPAE sera obligatoirement faite par voie électronique à partir de 50 déclarations par an dès le 1er octobre 2014, à l'exception des employeurs agricoles pour lesquels le seuil est fixé à 100 déclarations jusqu'au 1er janvier 2015.

La nouvelle déclaration préalable à l'embauche permettra de renseigner l'URSSAF (à l'exception des salariés agricoles) sur:

 - l'immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale

- l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance maladie

- l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage

- la demande d'adhésion à un service de santé au travail

- la demande d'examen médical d'embauche.

Envers le salarié, lors de l'embauche, l'employeur doit lui remettre l'accusé de réception de la déclaration préalable à l'embauche, ainsi qu'un document écrit reprenant les informations contenues dans cette déclaration en mentionnant l'identité de l'URSSAF visée.

L'employeur qui ne déclare volontairement pas un salarié, ne lui délivre pas de bulletin de salaire ou ne déclare pas toutes les heures effectuées, commet le délit de travail dissimulé. En cas de rupture de son contrat, le salarié victime de travail dissimulé a droit à une indemnité forfaitaire égale à six mois de salaire, selon l'article L.8223-1 du Code du travail, en cumul avec l'indemnité compensatrice de préavis et l'indemnité compensatrice de congés payés, l'indemnité pour licenciement sans cause réelle et sérieuse, l'indemnité pour irrégularité de la procédure de licenciement, les dommages-intérêts éventuels pour violation de l'ordre des licenciements. Sur un plan pénal, l'employeur encourt trois ans d'emprisonnement et 45 000 €€ d'amende.

Depuis la loi n° 2012-387 de simplification du droit, la télétransmission des déclarations préalables à l'embauche est obligatoire pour les entreprises réalisant plus 1 500 déclarations au cours de l'année civile précédente. Ce seuil sera réduit progressivement pour atteindre 500 au 1er janvier 2013 (article 41 de la loi précitée). Le non-respect de cette obligation de transmission par voie dématérialisée entraîne l'application d'une pénalité dont le montant équivaut à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié.